Alguma vez você se viu na necessidade de assinar um documento crucial, mas não tinha acesso a uma impressora ou scanner? Ou então, você queria enviar um contrato para um cliente, mas não sabia como garantir a validade jurídica da sua assinatura? Se você se identificou com essas situações, saiba que existe uma solução simples e eficiente: a assinatura digital.

A assinatura digital é uma forma de comprovar a autoria e a integridade de um documento eletrônico, usando um certificado digital que funciona como uma identidade virtual. Com ela, você pode assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, com rapidez e segurança. Além disso, você economiza papel, tinta e tempo, contribuindo para o meio ambiente e para a sua produtividade.

Mas como criar uma assinatura digital? É o que vamos te ensinar neste artigo. Acompanhe os 5 passos a seguir e aprenda a criar a sua assinatura digital com facilidade.

Passo 1: Escolha o tipo de certificado digital adequado

O primeiro passo para criar uma assinatura digital é escolher o tipo de certificado digital que melhor se adapta às suas necessidades. Dois tipos primordiais de certificado digital estão disponíveis: o A1 e o A3.

O certificado A1 é um arquivo que fica armazenado no seu computador ou no seu celular. Ele tem validade de um ano e pode ser usado em vários dispositivos. Ele é indicado para quem precisa assinar documentos com frequência e em diferentes locais.

O certificado A3 é um dispositivo físico, como um cartão ou um token, que fica conectado ao seu computador ou ao seu celular. Ele tem validade de até cinco anos e só pode ser usado em um dispositivo por vez. Ele é indicado para quem precisa de mais segurança e controle sobre a sua assinatura.

Para escolher o tipo de certificado digital, você deve levar em conta fatores como custo, praticidade, mobilidade e confiabilidade. Você pode consultar as opções disponíveis no mercado e comparar os preços e as vantagens de cada uma.

Passo 2: Adquira o seu certificado digital em uma autoridade certificadora

O segundo passo para criar uma assinatura digital é adquirir o seu certificado digital em uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). As autoridades certificadoras são entidades responsáveis por emitir e gerenciar os certificados digitais, seguindo as normas e os padrões estabelecidos pelo ITI.

Para adquirir o seu certificado digital, você deve acessar o site da autoridade certificadora de sua preferência e escolher o tipo de certificado que deseja. Em seguida, você deve preencher um formulário com os seus dados pessoais e profissionais, e realizar o pagamento do valor correspondente ao serviço.

Após a confirmação do pagamento, você deve agendar uma validação presencial ou remota, conforme o tipo de certificado escolhido. Na validação, você deve apresentar os seus documentos originais e comprovar a sua identidade. Depois da validação, você receberá o seu certificado digital por e-mail ou por correio, ou poderá retirá-lo pessoalmente na autoridade certificadora.

Passo 3: Instale o seu certificado digital no seu dispositivo

O terceiro passo para criar uma assinatura digital é instalar o seu certificado digital no seu dispositivo, seja ele um computador ou um celular. Para isso, você deve seguir as instruções da autoridade certificadora que emitiu o seu certificado.

Se você optou pelo certificado A1, você deve baixar o arquivo do seu certificado no seu dispositivo e instalá-lo usando um programa específico. Você também deve definir uma senha de proteção para o seu certificado.

Se você optou pelo certificado A3, você deve conectar o seu dispositivo físico ao seu dispositivo eletrônico e instalá-lo usando um programa específico. Você também deve definir uma senha de proteção para o seu dispositivo físico.

Passo 4: Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica confiável

O quarto passo para criar uma assinatura digital é escolher uma plataforma de assinatura eletrônica confiável para assinar os seus documentos. Uma plataforma de assinatura eletrônica é um serviço online que permite que você envie, receba, assine e gerencie documentos eletrônicos com validade jurídica, usando o seu certificado eletrônico.

Existem várias plataformas de assinatura eletrônica disponíveis no mercado, com diferentes funcionalidades e preços. Você deve escolher uma plataforma que ofereça segurança, praticidade, agilidade e conformidade com a legislação brasileira.

Para escolher uma plataforma de assinatura eletrônica, você deve levar em conta fatores como usabilidade, integração, suporte, custo-benefício e reputação. Você pode consultar as opções disponíveis no mercado e comparar as características e os depoimentos de cada uma.

Passo 5: Assine os seus documentos com a sua assinatura digital

O quinto e último passo para criar uma assinatura digital é assinar os seus documentos com a sua assinatura eletrônica. Para isso, você deve seguir os passos abaixo:

• Acesse a plataforma de assinatura eletrônica que você escolheu e faça o login com o seu e-mail e senha.
• Clique em “Criar documento” ou “Enviar documento” e selecione o arquivo que você quer assinar. O arquivo deve estar em formato PDF ou compatível.
• Clique em “Adicionar destinatários” e informe o e-mail das pessoas que devem receber o documento. Você também pode definir a ordem de assinatura e enviar uma mensagem personalizada.
• Clique em “Adicionar assinaturas” e arraste o campo de assinatura para o local desejado no documento. Você também pode adicionar outros campos, como data, nome, cargo, etc.
• Para enviar o documento, clique em ‘Enviar’ e aguarde a confirmação. O documento será enviado por e-mail para os destinatários, que poderão visualizá-lo e assiná-lo online.
• Clique em “Acompanhar documento” e verifique o status do documento. Você poderá saber quem já assinou, quem ainda falta assinar e quanto tempo falta para o vencimento do documento.
• Para obter o documento assinado, clique em ‘Baixar Documento’ e faça o download. O documento terá um código de verificação e um carimbo de tempo que garantem a sua autenticidade e rastreabilidade.

Pronto! Agora você já sabe como criar uma assinatura digital com segurança e praticidade. Com ela, você pode assinar documentos de forma rápida, fácil e legal, sem precisar de papel, caneta ou impressora. Experimente!

Dúvidas frequentes sobre a assinatura digital

Consulte algumas perguntas e respostas que podem ser úteis: Qual a distinção entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

• Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica? A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa um certificado eletrônico para comprovar a autoria e a integridade de um documento eletrônico. A assinatura eletrônica é um termo mais amplo que engloba qualquer forma de manifestação de vontade em meio digital, como um clique, uma senha ou uma biometria.
• Qual é a validade jurídica da assinatura digital? A assinatura digital tem validade jurídica no Brasil desde 2001, quando foi criada a Medida Provisória nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A ICP-Brasil é o órgão responsável por regulamentar e fiscalizar a emissão e o uso dos certificados digitais no país.
• Quais são os benefícios da assinatura digital? A assinatura digital traz vários benefícios para quem precisa assinar documentos eletrônicos, como:
  • Segurança: a assinatura digital usa criptografia para proteger os dados do documento e do signatário, evitando fraudes, falsificações ou alterações indevidas.
  • Praticidade: a assinatura eletrônica permite que você assine documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, com apenas alguns cliques, sem precisar imprimir, escanear ou enviar por correio.
  • Agilidade: a assinatura digital reduz o tempo de tramitação dos documentos, facilitando a comunicação entre as partes envolvidas.
• Economia: a assinatura digital elimina os custos com papel, tinta, impressora, scanner, correio, armazenamento e transporte de documentos físicos, gerando uma economia de recursos financeiros e ambientais.
• Conformidade: a assinatura digital atende aos requisitos legais e normativos para a validação de documentos eletrônicos, garantindo a sua aceitação e reconhecimento em diferentes esferas e instituições.
• Quais são os riscos da assinatura digital? A assinatura digital é um recurso seguro e confiável, mas também exige alguns cuidados para evitar problemas, como:
  • Perda ou roubo do certificado digital: se você perder ou tiver o seu certificado digital roubado, você deve comunicar imediatamente à autoridade certificadora e solicitar o seu cancelamento ou revogação. Caso contrário, você pode ter a sua assinatura usada indevidamente por terceiros.
  • Esquecimento ou vazamento da senha do certificado digital: se você esquecer ou tiver a sua senha do certificado digital vazada, você deve alterá-la o quanto antes ou solicitar uma nova senha à autoridade certificadora. Caso contrário, você pode ter a sua assinatura comprometida por terceiros.
  • Falha ou incompatibilidade da plataforma de assinatura eletrônica: se você tiver algum problema técnico ou operacional com a plataforma de assinatura eletrônica que você usa, você deve entrar em contato com o suporte da plataforma e verificar se há alguma solução ou alternativa. Caso contrário, você pode ter dificuldades para assinar ou acessar os seus documentos.

Conclusão

Neste artigo, você aprendeu como criar uma assinatura digital com segurança e praticidade. Você viu os 5 passos para criar a sua assinatura digital:

• Escolher o tipo de certificado digital adequado
• Obter um certificado digital junto a uma autoridade de certificação.
• Instalar o seu certificado digital no seu dispositivo
• Escolher uma plataforma de assinatura eletrônica confiável
• Assinar os seus documentos com a sua assinatura digital

Agora você está pronto para aproveitar os benefícios da assinatura digital e simplificar a sua rotina de trabalho. Desejamos que este artigo tenha sido valioso para você.

E você, já usa a assinatura digital? Tem alguma dúvida ou sugestão sobre o tema? Sinta-se à vontade para deixar um comentário e compartilhar sua perspectiva conosco. Até a próxima!

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